AIで資料作成を時短するコツは、「全部をAIに作らせる」のではなく、「構成案と下書きをAIに任せ、数字と仕上げは人が行う」と役割を分けることです。資料づくりで時間がかかるのは、「何をどの順番で書くか考える」「最初の文章を書く」の2つです。この2つは、生成AIが得意な作業です。一方で、数字・出典・固有名詞の確認と、最終的な見せ方は、人が責任を持つ部分です。この記事では、中小企業が、提案資料や社内報告、お客様向けの案内などを、AIで時短して作るための4つのステップと、指示文の例、確認のしかた、よくある失敗を整理します。
AIで資料作成を時短できる工程、できない工程
資料づくりは、いくつもの工程の集まりです。AIが得意な工程と、人が担う工程を、先に分けておきましょう。
| 工程 | AIの得意度 | ポイント |
|---|---|---|
| 構成案（見出しの順番）を考える | 高い | 目的と読む人を伝えると、たたき台を出してくれる |
| 各ページの文章の下書き | 高い | 材料（メモ・数字）を渡すほど、的確になる |
| 長い文章の要約・言い換え | 高い | 読む人に合わせた言葉づかいにも直せる |
| 数字・統計・引用の確認 | 低い（人が必須） | もっともらしい誤りが混じることがある |
| 固有名詞・社名・日付の確認 | 低い（人が必須） | 間違えると信用に関わる |
| 最終的な見せ方・判断 | 低い（人が必須） | 相手に何を伝えたいかは、人が決める |
つまり、時短できるのは「考えて、最初の下書きを作る」部分です。「確かめて、仕上げる」部分は、これまでどおり、人が時間をかけます。ここを省くと、間違いのある資料が、そのまま相手に届いてしまいます。
AI資料作成の4ステップを、図で整理する
ステップ1 目的と読む人を、決める
AIに頼む前に、まず人が決めておくことがあります。「誰に」「何のために」「何を決めてほしいのか」です。ここが曖昧なままだと、AIも、ぼんやりした資料しか作れません。次の3つを、メモにしておきましょう。
- 読む人：社内の上司か、お客様か、取引先か
- 目的：現状を報告したいのか、提案して決めてほしいのか
- 量：何ページ（何分）くらいにするか
ステップ2 構成案を、AIに作らせる
目的と読む人を伝えて、「見出しの順番」を作ってもらいます。いきなり本文を頼むのではなく、まず骨組みを決めるのが、時短のコツです。骨組みが良ければ、あとの作業が、ずっと楽になります。
「あなたは、提案資料づくりの担当です。次の条件で、資料の構成案を作ってください。
読む人：製造業の部長（AIの導入は初めて）
目的：小さく始める提案に、了承をもらう
量：スライド8枚
条件：1枚ごとに『見出し』と『そのページで伝えたいこと（1行）』を書く。専門用語は使わない。
発言や数字は、私が渡した材料にあるものだけを使い、ないものは書かないでください。」
構成案が出たら、そのまま使わず、「順番を入れ替える」「いらないページを消す」「足りない話を足す」と、人が手を入れます。ここでの調整が、資料の質を決めます。
ステップ3 下書きを、AIに作らせる
構成が決まったら、ページごとに、文章の下書きを作ってもらいます。材料（メモ、数字、事例）を一緒に渡すのが、いちばんのポイントです。材料がないと、AIは、もっともらしい作り話で埋めてしまいます。
「次のページの本文の下書きを作ってください。ページの見出し：『小さく始める、3つの理由』。読む人：製造業の部長。長さ：箇条書き3つ、各40字以内。材料：①失敗しても影響が小さい ②1か月で効果を確かめられる ③社内の理解を得やすい。材料にないことは書かないでください。数字や固有名詞は、『要確認』と印をつけてください。」
ステップ4 人が確認して、仕上げる
下書きができたら、人が確認して、仕上げます。この工程は、省けません。次の章で、確認のポイントを説明します。
AIが作った資料で、必ず確認する4つのこと
- 数字と統計：元の資料と一致しているか。割合や金額は、必ず元データで確認します
- 固有名詞と日付：社名・人名・商品名・日付が、正しいか
- 出典：実在する資料か。AIは、実在しない資料や統計を、もっともらしく書くことがあります
- 言い過ぎの表現：「必ず」「絶対」「業界No.1」など、根拠のない断定になっていないか
たとえば、国の調査の数字を使うときは、AIの文章をそのまま信じず、元の資料のページを開いて、数字を確かめます。総務省の令和8年版 情報通信白書では、生成AIを積極的に活用する、または領域を限定して利用する方針の企業が、日本全体で68.9%と示されています。このように、出典の名前と数字を、元の資料で照らし合わせる習慣をつけると、安心です（出典：総務省 令和8年版 情報通信白書）。
生成AIの答えに、もっともらしい誤りが含まれることがある点は、生成AIとChatGPTの違いとは？の「よくある勘違い」でも触れています。
伝わる資料にするための、3つの型
AIに構成案を頼むときは、「型」を指定すると、読みやすい資料になります。代表的な3つの型を紹介します。
- 結論先出し型：最初に結論を書き、そのあとに、理由と根拠を並べます。忙しい上司や取引先に向いています
- 課題解決型：「いまの課題 → 原因 → 解決策 → 期待できる効果 → 次のステップ」の順に並べます。提案資料の定番です
- 比較検討型：「選択肢A・B・C」を並べて、メリットとデメリットを比べます。意思決定をしてもらう資料に向いています
どの型でも、「1ページに、伝えたいことは1つ」にすると、見やすくなります。AIには、「1ページ1メッセージで、見出しには、そのページの結論を書いてください」と頼むと、整理された構成案が出てきます。
また、資料には、「読む人が、次に何をすればよいか」を、必ず入れましょう。「ご検討ください」だけでは、相手は動けません。「◯月◯日までに、A案かB案かをお知らせください」のように、具体的な行動を書くと、資料が仕事を前に進めてくれます。
資料の種類別、AIに頼むときのコツ（想定）
| 資料の種類 | AIに頼むときのコツ |
|---|---|
| 社内の報告資料 | 「結論 → 理由 → 次にやること」の順に並べるよう指示する。数字は、人が元データから入れる |
| お客様への提案資料 | お客様の課題を、先に書く構成にする。金額や納期は、人が決めて入れる |
| お客様向けの案内・説明資料 | 専門用語を使わず、やさしい言葉で書くよう指示する。社外に出す前に、必ず人が全文を確認する |
| セミナー・勉強会の資料 | 1ページ1メッセージにする。話す内容のメモも、あわせて作ってもらう |
見積書づくりでの考え方は、AIで見積書を作成する方法｜中小企業向け手順とプロンプト例が参考になります。会議の内容を資料に変えるときは、AIで議事録を作成する方法と組み合わせると、さらに時短できます。
資料作成で起きやすい、5つの失敗
- 目的と読む人を決めずに、頼む：ぼんやりした、当たり障りのない資料になります
- 材料を渡さずに、本文を頼む：もっともらしい作り話が混じります
- 数字や出典を、確認しない：誤った数字が、そのまま相手に届きます
- AIの文章を、そのまま貼る：どこかで見たような、特徴のない資料になります。自社の言葉や事例を、人が足しましょう
- 社外秘の内容を、そのまま入力する：情報の扱いのルールを守らないと、漏えいのおそれがあります
これらは、「AIは下書き係、人は責任を持つ人」と考えるだけで、ほとんど防げます。
資料作成に使うAIの、3つのタイプ
資料作成に使えるAIのサービスは、大きく3つのタイプに分けられます。
| タイプ | 特徴 | 向いている場面（想定） |
|---|---|---|
| ① 資料作成に特化したツール | 文章から、スライドの形まで作ってくれる | 見た目まで、一気に整えたいとき |
| ② チャットのAIで、構成と本文を作る | 構成案と文章を作り、スライドへは人が貼りつける | 内容の質を、自分で細かく調整したいとき |
| ③ 既存のテンプレートに、AIの文章を入れる | 自社のひな形を使い、文章だけAIで作る | 会社のデザインを、そろえたいとき |
機能や料金は、サービスごとに異なり、頻繁に変わります。特定のサービスに決める前に、同じ依頼を2つ試して、使いやすいほうを選ぶのがおすすめです。サービスの選び方は、生成AIとChatGPTの違いとは？で、4つの観点を整理しています。
情報の扱いに、気をつけたいこと
資料には、お客様の名前や、取引の金額など、外に出してはいけない情報が含まれることがあります。AIのサービスに入力する前に、入れてはいけない情報を、決めておきましょう。個人情報保護委員会も、生成AIサービスの利用について注意を呼びかけています（個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」）。
- お客様の名前は、「A社」のように置きかえてから入力する
- 取引金額や、社外秘の数字は、入力せず、あとから人が入れる
- 資料の下書きを保管する場所と、期間を決める
万が一、社外秘を入力してしまったときの対応は、ChatGPTに社外秘を入力してしまったら｜初動対応と線引きで整理されています。社内ルールの作り方は、生成AIの社内ルールの作り方にまとめています。
時短の効果を、確かめる方法
「AIで資料作成が速くなった」と感じても、確認や直しの時間を入れると、思ったほど短くなっていないことがあります。1か月、次の3つを記録して、比べてみましょう。
| 見る項目 | 記録のしかた |
|---|---|
| かかった時間 | これまでの時間と、AIを使った時間（確認・直しを含む）を比べる |
| 直した点の数 | AIの下書きを、どのくらい直したかをメモする |
| 間違いの数 | 確認で見つけた、数字や固有名詞の間違いを数える |
直した点が減っていくなら、指示文が良くなっている証拠です。指示文は、うまくいったものを残して、使い回すと、さらに時短になります。繰り返し使う指示は、AI社員の作り方｜中小企業が業務マニュアルから始める5ステップと、任せ方のルールのように、指示書としてまとめておくのも、よい方法です。仕事全体でのAIの使い方は、仕事でのAI活用｜中小企業の事務・営業・経理で今日から試せる使い方も参考にしてください。
導入前のチェックリスト
- 資料の「読む人」「目的」「量」を、メモにしたか
- 構成案をAIに作らせ、人が順番や内容を調整したか
- 本文を頼むとき、材料（メモ・数字・事例）を渡したか
- 「材料にないことは書かない」「数字は『要確認』と印をつける」と指示したか
- 数字・固有名詞・出典・言い過ぎの表現を、人が確認する手順を決めたか
- 入れてはいけない情報（個人情報・社外秘）を決めたか
- 時間・直した点・間違いを、記録する方法を決めたか
- 1か月後に、続けるか広げるかを判断する日を決めたか
よくある質問
Q. AIで資料作成を時短するには、何から始めればよいですか？
まず、「読む人」「目的」「量」を決めて、構成案をAIに作らせるところから始めます。骨組みが決まってから、ページごとの下書きを頼むと、手戻りが少なくなります。
Q. AIが作った資料の数字は、信用してよいですか？
そのまま信用するのは危険です。AIは、もっともらしい数字や出典を作ってしまうことがあります。数字・統計・出典は、必ず元の資料で確認してください。
Q. 資料の下書きに、社外秘の内容を入力してもよいですか？
おすすめしません。お客様の名前や取引金額は、置きかえや伏せ字にして入力し、あとから人が入れましょう。サービスの規約で、入力内容の扱いも確認してください。
Q. AIが作った文章を、そのまま使ってよいですか？
下書きとして使うのがおすすめです。自社の言葉や事例を足し、数字や表現を人が確認してから使いましょう。そのまま貼ると、特徴のない資料になりがちです。
Q. どのくらい時間を短くできますか？
資料の種類や、確認の丁寧さによって変わります。確認や直しの時間も含めて、1か月、自社の資料で比べてみるのが確実です。
まとめ
AIで資料作成を時短するには、「目的と読む人を決める → 構成案をAIに作らせる → 下書きをAIに作らせる → 人が確認して仕上げる」の4ステップで進めます。AIに任せるのは、構成案と下書きまで。数字・固有名詞・出典・言い過ぎの表現は、人が必ず確認します。材料を渡し、「材料にないことは書かない」と指示し、社外秘は入力しない。この3つを守るだけで、時短と安全を両立できます。
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