生成AIの社内ルールは、難しく考える必要はありません。「入れてはいけない情報」「使ってよいAIツール」「迷ったときの連絡先」の3つを決めて、A4用紙1枚にまとめるだけで、まず安全に使い始められます。この記事では、中小企業が、そのまま使える形で、社内ルールの作り方と雛形を紹介します。
なぜ、中小企業にも生成AIの社内ルールが必要なのか
ChatGPTのような生成AIは、文章づくりや調べもの、メールの下書きなど、少人数の会社ほど助けになります。一方で、ルールがないまま使い始めると、次のような困りごとが起きやすくなります。
- 情報が外に出てしまう：お客様の名前や、取引先の資料を、気軽にAIへ入力してしまう
- 取引先との約束を破ってしまう：秘密保持契約（NDA）のある資料をAIに入れること自体が、「第三者への開示」と見なされる可能性があります
- 間違いをそのまま使ってしまう：AIの答えには、誤りが含まれることがあります
- 社員ごとに使い方がバラバラになる：誰が何に使っているか、会社が把握できなくなります
大きな会社のような、長いガイドラインは必要ありません。小さく決めて、守れるルールにすることが、いちばん大切です。
最初に決める3つのこと
| 決めること | 中身 |
|---|---|
| ① 入れてはいけない情報 | 個人情報、取引先の情報、未公開の経営・財務情報、パスワードなど（下の一覧を参考に） |
| ② 使ってよいAIツール | 会社が許可したツールだけを使う。個人のアカウントで、仕事の情報を扱わない |
| ③ 迷ったときの連絡先 | 「これ、入れていい？」と聞ける担当者を、1人決めておく |
AIに入力してはいけない情報の一覧
「何がダメか」を、具体的な例つきで、書き出しておくことがポイントです。社員が迷わず判断できます。
| 区分 | 具体例 |
|---|---|
| 個人情報 | 氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、個人が分かるもの（お客様、社員、応募者を含む） |
| 要配慮個人情報 | 健康状態、病歴など |
| 取引先・顧客の情報 | 社名や担当者が分かる資料、秘密保持契約（NDA）のある資料 |
| 未公開の経営・財務情報 | 売上、原価、契約の金額、未発表の計画 |
| 認証情報 | パスワード、APIキー、ログイン情報 |
迷ったときの「3つの質問」
- その情報は、社外に公開しても問題ないか
- 個人や取引先を、特定できる情報が含まれていないか
- 会社が使うことを許可したAIか
1つでも「いいえ」や「分からない」があれば、入力せずに、担当者に相談する。これだけで、多くの事故は防げます。名前や金額をふせた形（匿名化）にして使う方法も、あわせて決めておくと便利です。
使ってよいAIツールの決め方
同じChatGPTでも、個人向けのプランと、法人向けのプランでは、入力した内容の扱いが異なります。多くの法人向けプランでは、入力した内容が、初期設定で、AIの学習に使われない仕組みになっています。ただし、サービスや契約によって条件が違うため、導入前に、提供会社の規約や設定を、必ず確認してください。
- 仕事の情報を扱うなら、まずは法人向けプランを検討する
- 個人プランしか使えない間は、お客様の資料や、社内の機密は入力しない
- 使ってよいツールを、一覧にして、全員に共有する
AIの答えの扱い方も、決めておく
- 最終確認は、必ず人が行う：数字、法律、制度、固有名詞は、特に確認する
- そのまま外に出さない：お客様への文書やホームページに使う前に、担当者が目を通す
- 著作権に注意する：他社の文章や画像に、似すぎていないか確認する
守られるルールにする5つのコツ
- A4用紙1枚に収める：長いと、読まれません
- 「禁止」だけでなく「こう使うと便利」も書く：使ってよい例があると、安心して使えます
- 具体例を入れる：「個人情報はダメ」より、「お客様の名前と電話番号はダメ」のほうが伝わります
- 担当者を決める：迷ったときに聞ける人がいると、ルールが生きます
- 半年に1回、見直す：AIサービスは変わっていくので、ルールも更新します
コピーして使える社内ルールの雛形
下の文面を、自社の言葉に直して、お使いください。【 】は、自社に合わせて書き換える部分です。
【会社名】生成AI利用ルール（第1版）
1. 目的
このルールは、生成AIを安全に使い、仕事に役立てるために定めます。
2. 使ってよいAIツール
会社が許可した【ツール名】だけを使います。個人のアカウントでは、仕事の情報を扱いません。
3. 入力してはいけない情報
・お客様、取引先、社員、応募者の個人情報
・取引先から預かった資料、秘密保持契約のある資料
・未公開の経営・財務情報
・パスワード、ログイン情報
4. 迷ったとき
次の3つを確認し、1つでも「いいえ」「分からない」なら入力せず、【担当者名】に相談します。
①社外に公開しても問題ないか ②個人や取引先を特定できないか ③会社が許可したAIか
5. AIの答えの扱い
AIの答えには誤りがあります。数字・制度・固有名詞は必ず確認し、社外に出す文書は、担当者が確認してから使います。
6. 事故が起きたとき
誤って入力した場合は、気づいた時点で、すぐに【担当者名】に連絡します。隠さず、早く伝えることを優先します。
7. 見直し
このルールは、半年に1回、見直します。
よくある質問
Q. ルールは、社員が何人くらいから必要ですか？
人数に関係なく、AIを仕事で使い始めた時点で、決めておくのがおすすめです。1人で使っている場合でも、自分用のルールを書いておくと、お客様の情報を扱うときに迷いません。
Q. 個人のアカウントで使っている社員がいる場合は？
まず、使っている実態を、責めずに聞き取ってください。そのうえで、仕事の情報は入力しないこと、会社が許可したツールに切り替えることを、ルールに入れます。
Q. 取引先の資料は、AIに入れてはいけませんか？
秘密保持契約があるものは、AIに入力すること自体が、契約に触れる可能性があります。契約の内容を確認し、原則として入力せず、必要な場合は、取引先の了承を得てください。
Q. ルールを作るのが難しいときは？
雛形を使って、まず1枚作り、運用しながら直していく方法がおすすめです。自社に合うルールづくりを、専門家と一緒に進めたい場合は、AI顧問のようなサービスを使う方法もあります。
参考になる公的な資料
この記事の内容は、国の機関が公開している資料とも、考え方がそろうように書いています。くわしく知りたい方は、次の資料も、あわせてご確認ください。
- 個人情報保護委員会｜生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について：2023年6月に公表された資料です。個人情報を含む内容を入力する場合は、利用目的の範囲内かどうか、また、提供事業者が入力内容を機械学習に利用しないかを確認するよう、事業者に呼びかけています。
- 総務省・経済産業省｜AI事業者ガイドライン：AIを開発・提供・利用する事業者に向けた、基本的な考え方をまとめた資料です（最新版は第1.2版、2026年3月31日公表）。
まとめ
生成AIの社内ルールは、入れてはいけない情報、使ってよいツール、迷ったときの連絡先の3つから始められます。完璧を目指さず、A4用紙1枚の「第1版」を作り、使いながら育てていきましょう。
当社（AnotherWorld株式会社）では、毎月の面談とチャット相談で、会社に合ったAIの使い方や、社内ルールづくりをお手伝いする「AI顧問」を提供しています。「何から決めればいいか分からない」という方は、お気軽にご相談ください。
この記事を書いた人：Web担 高橋（AnotherWorld株式会社）／ホームページ制作とAI活用の支援を行っています。
